Kinh nghiệm bố trí bàn làm việc văn phòng hiệu quả, cho năng suất cao

Một không gian làm việc gọn gàng, khoa học không chỉ tạo cảm giác thoải mái mà còn tác động trực tiếp đến hiệu suất công việc. Vậy làm thế nào để bố trí bàn làm việc văn phòng một cách tối ưu, khơi nguồn cảm hứng và nâng cao năng suất? Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thiết thực giúp bạn kiến tạo không gian làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp của mình.

1. 4 Quy tắc vàng khi bố trí bàn làm việc tại văn phòng

Bố trí bàn làm việc khoa học không chỉ tối ưu hóa không gian mà còn tạo môi trường làm việc thoải mái, tăng cường hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên. Dưới đây là 4 quy tắc vàng bạn cần lưu ý:

1.1. Dựa trên tính chất công việc từng phòng ban

Việc bố trí bàn làm việc nên xuất phát từ nhiệm vụ đặc thù của từng phòng ban. Ví dụ, với những bộ phận cần sự tương tác cao như “Marketing” hay “Kinh doanh”, bạn nên ưu tiên đặt bàn làm việc trong không gian mở, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trao đổi và làm việc nhóm.

Ngược lại, với các phòng ban đòi hỏi sự tập trung cao độ như “Kế toán” hay “Nghiên cứu và Phát triển” bạn có thể cân nhắc bố trí bàn làm việc lớn tích hợp vách ngăn hoặc bàn đơn trong không gian riêng tư, ít tiếng ồn giúp giảm thiểu xao nhãng.

Một môi trường làm việc lý tưởng được xây dựng bằng cách cá nhân hóa không gian làm việc của mỗi phòng ban dựa trên tính chất công việc đặc trưng

1.2. Tối ưu không gian theo luồng di chuyển và điểm tương tác

Để lối đi thông thoáng, bạn nên kê bàn sát tường hoặc tạo các cụm bàn gọn gàng. Hãy chừa khoảng cách đi lại tối thiểu 80cm giúp nhân viên di chuyển dễ dàng giữa khu vực máy in, phòng họp, pantry hay bàn làm việc của đồng nghiệp. Không gian không bị cản trở sẽ tạo sự thuận tiện và linh hoạt trong công việc. Ngược lại, lối đi chật hẹp, bị chắn sẽ gây bất tiện, khó di chuyển, thậm chí tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần phân chia không gian sao cho hợp lý giữa các khu vực làm việc cá nhân và khu vực chung, nhằm đáp ứng nhiều vấn đề trong công việc. Cụ thể:

• Sắp xếp bàn làm việc thành các cụm nhỏ hoặc module riêng biệt, tạo ra nhiều "ốc đảo" làm việc trong không gian chung. Bạn có thể ngăn cách các cụm bàn bằng lối đi hoặc khu vực chức năng khác. Trong các cụm này, có thể cân nhắc sử dụng bàn làm việc thông minh gấp gọn để dễ dàng thay đổi bố cục khi cần.

• Nếu có thể, hãy nhóm các bàn làm việc trong cùng bộ phận hoặc có tính chất công việc tương tự lại với nhau, tạo thành khu vực làm việc có liên quan dành cho hoạt động tương tác và trao đổi.

• Ở khu vực làm việc cá nhân, bạn nên đặt bàn quay vào tường hoặc hướng về một phía cố định. Cách bố trí này giúp tạo cảm giác riêng tư hơn so với việc ngồi đối diện trực tiếp với không gian chung.

Để tăng cường tính kết nối và hiệu quả làm việc, khi sắp xếp không gian cần chú trọng đến việc tạo ra các điểm tương tác tự nhiên và duy trì luồng di chuyển không bị cản trở

1.3. Ưu tiên tính linh hoạt và khả năng thay đổi

Để xây dựng môi trường làm việc thoải mái và tốt cho sức khỏe, bạn nên ưu tiên chọn bàn làm việc có thiết kế công thái học và khả năng điều chỉnh độ cao, hay bàn nâng lên hạ xuống. Loại bàn này không chỉ giúp giảm thiểu các vấn đề thường gặp ở dân văn phòng, mà còn hỗ trợ nhân viên thay đổi tư thế linh hoạt, cải thiện tuần hoàn và duy trì năng lượng suốt ngày dài.

Bên cạnh đó, khi sắp xếp không gian làm việc, bạn cũng nên tính đến sự phát triển lâu dài và khả năng thay đổi của công ty trong tương lai. Việc sử dụng nội thất linh hoạt, như bàn tích hợp bánh xe hay vách ngăn di động, sẽ giúp bạn dễ dàng điều chỉnh, mở rộng hoặc tái cấu trúc văn phòng mà không tốn quá nhiều chi phí đầu tư lại từ đầu.

Để tối ưu hóa không gian và chi phí, văn phòng cần được thiết kế với các giải pháp nội thất linh hoạt, dễ dàng tái cấu trúc và đáp ứng mọi thay đổi của tổ chức

1.4. Chú trọng đến tiếng ồn và sự riêng tư

Bạn nên nhóm các bàn làm việc của những người cần sự tập trung cao  (ví dụ như lập trình viên, kế toán viên,...) lại với nhau ở khu vực yên tĩnh, tránh xa các nguồn tiếng ồn như máy in, phòng họp, phòng nghỉ ngơi,,,. 

Việc đặt bàn làm việc quay lưng vào các khu vực có nhiều hoạt động hoặc lối đi chính giúp giảm xao nhãng thị giác và hạn chế tiếng ồn. Đồng thời, bạn cần duy trì khoảng cách hợp lý giữa các bàn để tránh việc nghe rõ cuộc trò chuyện của đồng nghiệp.

Ngoài ra, nên ưu tiên sử dụng bàn làm việc có tích hợp vách ngăn (dù thấp hay cao) để giảm thiểu tiếng ồn từ môi trường xung quanh. Trong đó, vách ngăn cao sẽ hiệu quả hơn trong việc cách âm, tạo ra không gian làm việc riêng tư và yên tĩnh cho nhân viên.

Bố trí bàn làm việc khoa học, tránh xa nguồn gây ồn và sử dụng vách ngăn là những giải pháp hiệu quả để tạo không gian làm việc yên tĩnh và riêng tư

2. Các vị trí hạn chế đặt bàn làm việc tại văn phòng

Việc đặt bàn làm việc không đúng vị trí có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự tập trung, năng suất làm việc và sức khỏe của nhân viên. Đồng thời, nó cũng gây ra cảm giác khó chịu và ảnh hưởng đến tinh thần chung của văn phòng. Sau đây là một số vị trí nên tránh khi sắp xếp bàn làm việc:

• Đặt bàn đối diện nhà vệ sinh: Đây là vị trí khiến người ngồi thường xuyên đối diện với luồng khí không tốt và tầm nhìn thiếu thẩm mỹ. Điều này có thể gây ra cảm giác khó chịu, ảnh hưởng đến sự tập trung và thậm chí là vấn đề sức khỏe lâu dài cho cán bộ nhân viên. Ngoài ra, việc ngồi đối diện nhà vệ sinh được coi là mang lại năng lượng tiêu cực, ảnh hưởng xấu đến tâm trạng làm việc.

• Đặt bàn phía sau là cửa ra vào/cửa sổ: Khi ngồi làm việc với lưng quay ra cửa hoặc cửa sổ, bạn dễ cảm thấy bất an và bị giật mình bởi những chuyển động phía sau. Ngoài ra, vị trí này không có điểm tựa, khiến người ngồi cảm thấy thiếu ổn định, dễ bị tác động bởi yếu tố bên ngoài, khó duy trì tâm trạng ổn định trong công việc. Đặc biệt, gió hoặc ánh sáng mạnh từ cửa sổ chiếu vào lưng cũng có thể gây khó chịu và ảnh hưởng đến sức khỏe.

Việc lựa chọn vị trí đặt bàn làm việc cần cẩn trọng để nâng cao năng suất và tinh thần làm việc

3. Gợi ý mẫu bàn làm việc Nhật Bản chất lượng cao cho văn phòng hiện đại

Okamura là thương hiệu nội thất văn phòng nổi tiếng đến từ Nhật Bản, được biết đến với sự kết hợp hoàn hảo giữa thiết kế tinh tế, chất lượng vượt trội và tính năng thông minh. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của bàn làm việc do Okamura thiết kế và sản xuất:

• Làm từ vật liệu bền bỉ: Các sản phẩm bàn làm việc Okamura được sản xuất từ vật liệu cao cấp, có độ bền cao và tuổi thọ dài.

• Đa dạng kích thước, kiểu dáng: Mỗi dòng sản phẩm bàn của Okamura đều được phát triển thành nhiều mẫu khác nhau, đáp ứng đa dạng mục đích và đối tượng sử dụng, ví dụ như bàn họp, bàn làm việc cá nhân cho lãnh đạo, bàn làm việc nhóm,... Sự đa dạng này giúp các doanh nghiệp dễ dàng tìm được lựa chọn phù hợp với nhu cầu thực tế.

• Tích hợp tính năng hiện đại: Bàn làm việc Okamura thường được trang bị những tính năng hiện đại và hữu ích, hỗ trợ tối đa cho quá trình làm việc. Một tính năng nổi bật là khả năng thay đổi độ cao, giúp người dùng có thể thay đổi tư thế làm việc thường xuyên. Các tính năng khác bao gồm vách ngăn tạo sự riêng tư, hộp che dây giúp không gian gọn gàng, hệ thống móc treo đồ tiện lợi.

3.1. Bàn làm việc cho quản lý

Bàn làm việc cho quản lý cần thể hiện sự chuyên nghiệp, đẳng cấp và đồng thời mang lại sự tiện nghi, thoải mái tối đa cho người sử dụng trong suốt quá trình làm việc. Một số dòng sản phẩm bàn làm việc cao cấp, đáp ứng những tiêu chí này như:

1 - Dòng bàn làm việc Precede

Dòng bàn Precede nổi bật với chân kim loại sáng bóng, tinh tế kết hợp cùng mặt bàn đa dạng về kiểu dáng vân gỗ, mang đến vẻ đẹp sang trọng và chuyên nghiệp cho không gian làm việc của quản lý. Ngoài ra, bàn còn tích hợp nhiều tiện ích đi kèm như kệ đựng tài liệu, móc treo đồ cá nhân và bảng nam châm tiện lợi.

Dòng bàn làm việc Precede - nơi sự sang trọng hội tụ cùng tiện nghi đỉnh cao, kiến tạo không gian làm việc chuyên nghiệp cho nhà quản lý

2 - Dòng bàn làm việc Swift

Bàn làm việc Swift mang đến sự linh hoạt vượt trội nhờ khả năng điều chỉnh độ cao một cách mượt mà, giúp quản lý dễ dàng thay đổi tư thế làm việc giữa ngồi và đứng. Cạnh bàn được thiết kế bo tròn, giảm áp lực lên cánh tay khi tì vào. Đặc biệt, bàn còn tích hợp tính năng an toàn tự động đảo ngược khi phát hiện vật cản trong quá trình nâng hạ, bảo vệ tối đa thiết bị và người dùng.

Bàn làm việc Swift là giải pháp làm việc thông minh với khả năng thay đổi độ cao linh hoạt mang đến trải nghiệm làm việc thoải mái cho người dùng

3 - Dòng bàn làm việc Oree (dạng bàn chữ L)

Lấy cảm hứng từ nghệ thuật Origami Nhật Bản, dòng bàn Oree thể hiện sự đơn giản và mạnh mẽ trong thiết kế, là sự hợp tác thành công giữa Okamura và Studio Orbit. Bàn dáng chữ L tạo ra hai khu vực làm việc rộng rãi, lý tưởng cho quản lý vừa kiểm tra, ký duyệt giấy tờ vừa làm việc trên máy tính một cách hiệu quả. Sản phẩm còn được trang bị khu vực đi dây điện thông minh, các kết nối được ẩn dưới nắp lật tiện lợi.

Kiến tạo không gian làm việc lý tưởng, vừa chuyên nghiệp, vừa đậm dấu ấn nghệ thuật Nhật Bản với dòng bàn Oree

3.2. Bàn làm việc cho nhân viên

Bàn làm việc cho nhân viên cần đảm bảo sự thoải mái, tiện nghi và linh hoạt, hỗ trợ tốt nhất cho các hoạt động làm việc hàng ngày và tạo không gian làm việc hiệu quả. Dưới đây là gợi ý một số mẫu bàn làm việc của Okamura phù hợp với nhu cầu của nhân viên:

1 - Dòng bàn làm việc Workflex 

Dòng bàn Workflex mang đến sự linh hoạt trong thiết kế với ba loại chân khác nhau (chân nghiêng, chân thẳng và chân đóng) cùng nhiều tùy chọn màu sắc, giúp bạn dễ dàng lựa chọn kiểu dáng phù hợp với thẩm mỹ văn phòng. 

Đặc biệt, bàn dài Workflex là giải pháp lý tưởng cho không gian làm việc tương tác giữa cá nhân hoặc nhóm. Sản phẩm tích hợp thêm vách ngăn giúp tạo không gian riêng tư cho từng nhân viên nhưng vẫn có thể tương tác trao đổi khi cần thiết.

Mang đến sự lựa chọn đa dạng và giải pháp không gian thông minh, Workflex khơi nguồn cảm hứng làm việc trong từng chi tiết

2 - Dòng bàn làm việc VD - A  

Bàn làm việc VD - A được trang bị nắp gập thông minh ở bên trái, cho phép kết nối dễ dàng với máy tính xách tay ngay tại bàn làm việc. Ngoài ra, sản phẩm còn tích hợp nhiều phụ kiện hỗ trợ tăng năng suất như nắp lật, ổ cắm điện và đèn bàn tùy chọn. 

Thiết kế lắp ráp đơn giản chỉ với 8 bu lông giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và dễ dàng tái cấu trúc không gian khi cần thiết. Điểm nổi bật của sản phẩm còn nằm ở khả năng ghép nhiều bàn đơn thành bàn làm việc nhóm, tùy chỉnh theo số lượng nhân viên và phong cách chung toàn văn phòng. Với đặc điểm này, dòng bàn VD - A hoàn toàn có thể được ứng dụng như một mẫu bàn văn phòng 1m2, phù hợp cho cả văn phòng nhỏ lẫn những không gian cần tối ưu bố cục.

Với VD-A, sự tiện lợi được tối ưu hóa nhờ khả năng kết nối nhanh chóng, lắp ráp đơn giản và tùy biến không gian làm việc theo mọi nhu cầu

3.3. Bàn phòng họp/hội nghị

Bàn phòng họp/hội nghị là yếu tố quan trọng tạo nên không gian làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả cho các buổi thảo luận, trao đổi ý kiến với đối tác kinh doanh. Okamura cung cấp các mẫu bàn họp với thiết kế ấn tượng và tính năng tiện nghi bao gồm:

1 - Dòng bàn làm việc Traverse

Dòng bàn Traverse gây ấn tượng mạnh mẽ với mặt bàn siêu mỏng, điểm dày nhất chưa đến 2.5cm và vát dần về phía cạnh, tạo hiệu ứng thị giác như một mặt phẳng lơ lửng sang trọng, đặc biệt phù hợp với không gian phòng hội nghị cao cấp. Được chế tạo từ gỗ veneer truyền thống đến gỗ tái chế độc đáo, bàn Traverse còn sở hữu phần mặt liền mạch với chiều dài tối đa 609 cm, thể hiện thiết kế đẳng cấp và vị thế của doanh nghiệp.

Bàn Traverse nổi bật với thiết kế mặt bàn siêu mỏng, liền mạch và sang trọng, là lựa chọn lý tưởng cho không gian hội nghị cao cấp

2 - Dòng bàn làm việc Traverse Satellite

Traverse Satellite là thành quả hợp tác giữa Okamura và Rainlight - một studio thiết kế sản phẩm có trụ sở đặt tại London và Los Angeles. Dòng bàn thuộc bộ sưu tập bàn cỡ trung với nhiều tùy chọn mặt trên hình chữ nhật, hình tròn cùng đa dạng kích thước và chất liệu như kính, Corian, veneer gỗ và laminate . Ngoài ra, bàn còn tích hợp các tiện ích hiện đại như khu vực ổ cắm điện tròn hoặc chữ nhật, mang lại sự tiện lợi và thoải mái cho người tham gia cuộc họp trong thời gian dài.

Với mẫu thiết kế tinh tế, Traverse Satellite kiến tạo không gian họp chuyên nghiệp và thoải mái

Việc bố trí bàn làm việc văn phòng một cách khoa học và thông minh là khoản đầu tư thiết yếu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc vàng về sắp xếp không gian, tránh các vị trí bất lợi và cân nhắc lựa chọn những mẫu bàn làm việc chất lượng cao từ thương hiệu Okamura, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái nhất.